Project in één oogopslag
Sector
Dienstverlening
uitdaging
Taakbeheer via e-mail, papier en losse tools zonder centraal overzicht
oplossing
Maatwerk workflow applicatie met toewijzing, statusopvolging en rapportering
Resultaat
Eén centraal systeem, minder miscommunicatie, rapportering zonder manuele inspanning
Technologie
Database: MariaDB
Backend: Laravel
Integratie: REST API
Architectuur: event-based queueing
Deployment: Docker
Resultaat
- Medewerkers werken vanuit één systeem in plaats van via e-mail, telefoon en papier.
- Doorlooptijden per taaktype zijn zichtbaar en vergelijkbaar over periodes.
- Manuele opvolging door de planner is sterk verminderd door automatische statusupdates.
- Fouten door miscommunicatie over taakstatus of verantwoordelijkheid zijn structureel verminderd.
- Rapportering kost geen aparte inspanning meer.
Context
Een dienstverlenend bedrijf met operaties verspreid over meerdere medewerkers en locaties werkte met een combinatie van papieren formulieren, e-mail en generieke tools. Het overzicht over lopende taken, afgewerkte opdrachten en opvolging ontbrak.
De sector stelt specifieke eisen aan de manier waarop opdrachten worden toegewezen, opgevolgd en gerapporteerd. Generieke projectmanagement tools sloten hier niet op aan.
Waarom standaard niet volstond
Standaard workflow tools bieden generieke structuren die niet afgestemd zijn op de specifieke terminologie, stappen en rapporteringsvereisten van de sector. Aanpassen kost evenveel als bouwen.
De integratie met bestaande systemen voor planning en klantbeheer vereiste maatwerk. Kant-en-klare oplossingen boden geen bruikbare API of exportmogelijkheden die aansloten op de interne werking.
Uitdaging
- Taken toewijzen aan medewerkers zonder centrale workflow
- Overzicht behouden over lopende opdrachten
- Status van opdrachten opvolgen zonder manuele communicatie
- Doorlooptijden en prestaties rapporteren
- Vermijden dat informatie verspreid zit over e-mail, papier en losse tools
Doelstelling
- Eén centraal systeem voor taakbeheer
- Duidelijke statusopvolging van opdrachten
- Automatische rapportering van prestaties
- Minder afhankelijkheid van manuele opvolging door planners
- Betere transparantie voor management
Oplossing
Er werd een integratielaag gebouwd tussen de B2B portal en het ERP-systeem. De portal zelf bevat geen prijslogica: elke prijsopvraag gaat via de integratielaag naar het ERP en keert terug met de juiste klantprijs.
De architectuur bestaat uit een frontend portal, een backend API-laag en een connectiemodule naar het ERP. De backend fungeert als de enige toegangspoort: geen directe calls vanuit de browser naar het ERP.
Orders worden in de backend samengesteld, gevalideerd en pas doorgestuurd naar het ERP als ze technisch correct zijn. Bij tijdelijke ERP-onbeschikbaarheid worden orders in een queue gehouden en opnieuw geprobeerd.
Klantspecifieke instellingen zoals kredietlimieten, goedkeuringsflows en assortimentsbeperkingen worden bij login opgehaald en bepalen wat de klant te zien krijgt en wat hij kan doen.
Integraties en datastromen
01
Offerteaanvraag
De aanvraag doorloopt een gestructureerd formulier. Verplichte velden worden client-side en server-side gevalideerd. Onvolledige aanvragen worden geweigerd voor verwerking.
Na validatie wordt de payload opgeslagen in de backend voor traceerbaarheid, ongeacht het verdere verloop van de Teamleader-sync.
02
Contact en bedrijf in Teamleader
Voor elke aanvraag wordt gecontroleerd of het bedrijf al bestaat in Teamleader via btw-nummer of domeinnaam. Bestaat het al, dan wordt het bestaande record gebruikt. Bestaat het niet, dan wordt een nieuw bedrijf aangemaakt.
Hetzelfde patroon geldt voor contactpersonen: controle op e-mailadres voor aanmaak. Dit voorkomt duplicaten en houdt het CRM schoon.
03
Offertekans
Na het aanmaken of ophalen van het contact en bedrijf wordt een gekoppelde offertekans aangemaakt in Teamleader met de informatie uit de aanvraag.
De kans wordt toegewezen aan het juiste team of de juiste medewerker op basis van configureerbare regels, zoals sector of type dienstverlening.
04
Bevestiging en notificatie
De aanvrager ontvangt een bevestigingsmail na succesvolle verwerking. De mail bevat een samenvatting van de ingediende aanvraag.
Intern wordt een notificatie verstuurd zodat opvolging onmiddellijk kan starten zonder het CRM te moeten raadplegen.
Betrouwbaarheid en beheer
- Elke aanvraag wordt opgeslagen voor verwerking. Bij een Teamleader API-fout blijft de aanvraag beschikbaar voor herverwerking via een admininterface.
- API-calls naar Teamleader zijn voorzien van timeouts en foutafhandeling. Rate-limieten van de Teamleader API worden gerespecteerd via throttling.
- Logging omvat zowel succesvolle als mislukte verwerkingen, met de volledige request- en responsedata voor diagnose.
- Duplicaatcontrole is idempotent: meerdere verwerkingen van dezelfde aanvraag leiden niet tot meerdere records in Teamleader.
Gelijkaardige uitdaging?
Ook een case met integraties
of complex proces?
Leg kort uit wat er vandaag vastloopt. Dan bekijken we of het technisch structureel op te lossen is.