Project in één oogopslag
Sector
Technische installaties – verlichting en beveiliging
uitdaging
Verkoop, technische configuratie van installaties en facturatie gebeurden in verschillende systemen zonder integratie.
oplossing
Workflowsoftware die verkooporders, configuratie van verlichting en facturatie koppelt aan de boekhouding via Billit.
Resultaat
Een gestroomlijnde workflow waarin verkoop, configuratie en facturatie in één systeem verlopen.
Technologie
Database: MariaDB
Backend: Laravel
Integratie: REST API
Architectuur: event-based queueing
Deployment: Docker
Resultaat
- Verkooporders, technische configuratie en facturatie worden beheerd vanuit één centrale applicatie.
- Facturen worden automatisch doorgestuurd naar Billit voor verwerking in de boekhouding.
- Technische configuraties blijven gekoppeld aan het verkooporder en de installatie.
- Manuele administratie na verkoop is sterk verminderd.
- Alle orders, configuraties en facturen blijven centraal raadpleegbaar.
Context
Het bedrijf levert technische installaties zoals camerabewaking en verlichting. Bij verkoop van installaties moet niet alleen het commerciële aspect worden vastgelegd, maar ook de technische configuratie van de installatie.
De verkoop werd geregistreerd in één systeem, terwijl facturatie via een apart boekhoudplatform verliep. Technische configuratie werd vaak manueel bijgehouden.
Hierdoor ontstond dubbele administratie en was er weinig overzicht over de volledige workflow van verkoop tot facturatie.
Waarom standaard software niet volstond
Facturatie- en CRM-systemen ondersteunen verkoop en administratie, maar bieden zelden ondersteuning voor technische configuratie van installaties.
De combinatie van verkooporders, technische parameters en automatische boekhoudkoppeling vraagt een flexibele workflow die standaardsoftware moeilijk kan bieden.
Een maatwerkoplossing maakt het mogelijk om verkoop, configuratie en facturatie in één geïntegreerde workflow te combineren.
Uitdaging
- Verkooporders registreren samen met technische configuratie van installaties.
- Facturen automatisch genereren vanuit de verkoopworkflow.
- Facturen integreren met het boekhoudplatform via Billit.
- Administratie vereenvoudigen en dubbele input vermijden.
- Overzicht bieden van orders, configuraties en facturatie.
Doelstelling
- Verkooporders worden geregistreerd in één centrale workflow.
- Technische configuratie wordt gekoppeld aan het order.
- Facturen worden automatisch aangemaakt en doorgestuurd naar Billit.
- Administratie en opvolging verlopen vanuit één systeem.
Oplossing
Er werd een maatwerk webapplicatie ontwikkeld die de volledige workflow van verkoop tot facturatie ondersteunt.
Bij het aanmaken van een verkooporder kunnen producten, aantallen en technische configuraties van de installatie worden geregistreerd. Deze configuratie blijft gekoppeld aan het order.
Wanneer een order wordt bevestigd, genereert het systeem automatisch een factuur. De factuur wordt via de Billit API doorgestuurd naar het boekhoudplatform.
De applicatie bewaart een historiek van alle orders, configuraties en facturen. Gebruikers kunnen deze informatie eenvoudig raadplegen en opvolgen.
Integraties en datastromen
01
Verkooporders
Verkooporders bevatten producten, aantallen en technische configuratie van de installatie.
Alle gegevens worden opgeslagen in de applicatie en blijven gekoppeld aan de klant en het project.
02
Facturatie via Billit
Wanneer een order wordt bevestigd, genereert de applicatie automatisch een factuur.
De factuur wordt via de Billit API doorgestuurd naar het boekhoudplatform waar ze verder verwerkt wordt.
Statusupdates van Billit worden teruggekoppeld naar de applicatie.
03
Technische configuratie
Per verkooporder kunnen technische parameters van de installatie worden geregistreerd.
Deze configuratie blijft gekoppeld aan het project zodat ze later kan worden geraadpleegd bij onderhoud of uitbreiding.
Betrouwbaarheid en beheer
- Factuurdata wordt lokaal opgeslagen voordat deze naar Billit wordt doorgestuurd. Hierdoor gaat geen informatie verloren bij een fout in de API.
- API-calls naar Billit worden gecontroleerd en opnieuw geprobeerd bij tijdelijke fouten.
- Alle orders, configuraties en facturen worden historisch bewaard voor rapportering en opvolging.
- Dagelijkse databasebackups zorgen ervoor dat gegevens steeds herstelbaar blijven.
Gelijkaardige uitdaging?
Ook een case met integraties
of complex proces?
Leg kort uit wat er vandaag vastloopt. Dan bekijken we of het technisch structureel op te lossen is.