Project in één oogopslag
Sector
Lokale dienstverlening – kapsalon
uitdaging
Planning, kassa, betalingen en boekhouding liepen in losse, niet-gekoppelde tools
oplossing
Één maatwerk webapplicatie voor planning, kassa, betalingen en boekhoudexport
Resultaat
Alles in één systeem, minder manueel werk, gestructureerde exports voor boekhouder
Technologie
Database: MariaDB
Betalingen: Payment Provider Mollie API
Backend: Laravel
Architectuur: modulaire webapplicatie
Deployment: Docker
Resultaat
- Planning, kassa en administratie draaien in één systeem op desktop en mobiel.
- Manuele herinneringen via telefoon of bericht zijn vervangen door automatische e-mails.
- Betalingsverwerking is gestandaardiseerd en geregistreerd per transactie.
- De boekhouder ontvangt gestructureerde exports zonder manuele samenstelling door de eigenaar.
- Medewerkers werken in een eigen afgeschermde omgeving zonder toegang tot gegevens die niet voor hen bestemd zijn.
Context
Een kapsalon met meerdere medewerkers en een eigen manier van werken zocht naar een geïntegreerde digitale oplossing. Bestaande planningstools, kassasystemen en boekhoudexports werkten niet samen en sloten niet aan op de specifieke workflow van de zaak.
De wens was een enkel systeem dat planning, afspraken, kassa, online betalingen en boekhouding samenbrengt, toegankelijk op zowel desktop als mobiel.
Waarom standaard niet volstond
Sectorspecifieke software voor kappers biedt een vaste set functies die zelden exact aansluit op de manier waarop een individuele zaak werkt. Aanpassingen zijn beperkt of niet mogelijk.
De combinatie van online betalingen, productverkoop, boekhoudexport en rolgebaseerde toegang in één systeem is zelden beschikbaar in één kant-en-klaar pakket zonder significante overheadkosten.
Uitdaging
- Planning en afspraken beheren voor meerdere medewerkers met elk hun eigen agenda en diensten.
- Automatische herinneringen versturen aan klanten voor geplande afspraken.
- Een kassasysteem integreren dat zowel diensten als producten verwerkt.
- Online betalingen verwerken via een betrouwbare betalingsprovider.
- Exportfunctionaliteit voor boekhouding die aansluit op het gebruikte boekhoudpakket.
- Rolgebaseerde toegang zodat medewerkers alleen hun eigen agenda en taken zien.
Doelstelling
- Eén applicatie vervangt de losse tools voor planning, kassa en administratie.
- Klanten ontvangen automatisch een herinnering voor hun afspraak.
- Betalingen worden verwerkt en geregistreerd zonder apart kassasysteem.
- Dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse exports zijn beschikbaar voor de boekhouder.
- Medewerkers werken met hun eigen afgeschermde weergave.
Oplossing
Er werd een volledige webapplicatie gebouwd die draait op desktop en mobiel. De applicatie bestaat uit een planningsmodule, een kassamodule, een productmodule en een administratiemodule.
De planningsmodule beheert afspraken per medewerker. Klanten kunnen online boeken via een publieke planningspagina. Afspraken worden bevestigd per e-mail en een herinnering wordt automatisch verstuurd op een configureerbaar tijdstip voor de afspraak.
De kassamodule registreert zowel diensten als producten. Betaling gebeurt via de geïntegreerde betalingsprovider of cash. Elke transactie wordt gelogd en gekoppeld aan de medewerker en de klant.
De exportmodule genereert dagelijkse en maandelijkse rapporten in een formaat dat compatibel is met het gebruikte boekhoudpakket. Exports zijn downloadbaar door de eigenaar.
Integraties en datastromen
01
Afspraken en planning
Afspraken worden aangemaakt door medewerkers of door klanten via de publieke boekingspagina. De beschikbaarheid per medewerker wordt bewaakt op basis van openingsuren en al geplande afspraken.
Bij bevestiging ontvangt de klant een bevestigingsmail. Een automatische herinnering wordt verstuurd op een vooraf ingesteld tijdstip, standaard 24 uur voor de afspraak.
Annulaties worden geregistreerd en de agenda wordt automatisch vrijgegeven. Historiek blijft bewaard voor rapportering.
02
Kassa en betalingen
Een kassa afrekening koppelt aan een afspraak of staat los als productverkoop. Diensten en producten worden samen afgerekend in één transactie.
Online betalingen verlopen via een gecertificeerde betalingsprovider. Betaalstatus wordt teruggekoppeld naar de applicatie via een webhook.
Bij een mislukte betaling wordt de status gemarkeerd als openstaand. De medewerker krijgt een melding en kan manueel opvolgen.
03
Productverkoop
Producten worden beheerd in een eenvoudig productcatalogus met naam, prijs en voorraad. Bij verkoop aan de kassa wordt de voorraad automatisch verminderd.
Bij lage voorraad wordt een melding gegenereerd voor de eigenaar.
03
Export voor boekhouding
De exportmodule genereert een gestructureerd overzicht van alle transacties per periode: diensten, producten, betalingsmethode en btw.
Het exportformaat is afgestemd op de structuur die de boekhouder verwacht. Mapping van diensten en producten naar boekhoudrekeningen is configureerbaar.
Betrouwbaarheid en beheer
- Elke transactie wordt opgeslagen voor ze verwerkt wordt. Bij een fout in de betalingsprovider blijft de transactiedata beschikbaar voor herverwerking.
- Webhook-events van de betalingsprovider worden idempotent verwerkt: een dubbele melding leidt niet tot een dubbele registratie.
- Rolgebaseerde toegang wordt server-side afgedwongen. Medewerkers kunnen geen data van collega’s of van de eigenaar openen via de API.
- Dagelijkse backups van de volledige database worden bewaard voor een minimumperiode van 30 dagen.
- Herinneringsmails worden verstuurd via een betrouwbare e-maildienst met delivery-logging.